BASIN YAYIN HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

T.C.
İSTANBUL İLİ
BAĞCILAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

GÖREV, YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç ve Kapsam
MADDE- 1
Bu yönetmeliğin amacı; Bağcılar Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü´nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Dayanak
MADDE- 2
Bu yönetmelik, 03/07/2005 Tarihli 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 10/07/2004 Tarihli 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununu ve diğer mer´i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE - 3

Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
Başkan: Bağcılar Belediye Başkanı´nı,
Belediye: Bağcılar Belediye Başkanlığı´nı,
Müdür: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü´nü,
Müdürlük: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü´nü,
Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,

HHA: Hane Halkı Araştırmasını
AB: Avrupa Birliği´ni
BİMER: Başbakanlık İletişim Merkezi´ni
STK: Sivil Toplum Kuruluşları´nı
KBS: Bağcılar Belediyesi Kent Bilgi Sistemi´ni ifade eder.

Temel İlkeler
MADDE- 4
Bağcılar Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik ve duyarlılık, 
ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve süratlilik
e) Hizmette ırk, din, sınıf ve unvan farkı gözetmeden insan odaklılık ve eşitlik,
f) Belediye kaynaklarının kullanımında kalite etkinlik ve verimlilik,
g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Personel, Yetki, Sorumluluk ve Görevler

Kuruluş
MADDE - 5

1-) Bağcılar Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 22/04/2006 Tarihli 26147 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun "Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar hakkında 2006/9809 Sayılı Kararı" gereğince, Bağcılar Belediye Meclisinin 05/04/2007 Tarih ve 104 Sayılı kararıyla kurulmuştur.
2-) Müdürlük; Yazı İşleri, Halkla İlişkiler, Yardımlar, Engelliler, Organizasyonlar ve Uluslar Arası İlişkiler alt birimlerinden oluşur.

Personel
MADDE - 6
Müdürlükte bir müdür ile mer´i norm kadro mevzuatına uygun nitelikte 11 adet personel görev yapar.

Yetki
MADDE- 7
Müdürlük; ilgili mevzuat ile kendisine verilen görevler ile bu yönetmelikte sayılan görevleri yapmaya yetkilidir.

Sorumluluk
MADDE- 8
Müdürlük; Bağcılar Belediye Başkanı veya görevlendirdiği başkan yardımcısı tarafından verilen görevleri bu yönetmelik ve ilgili mer´i mevzuat çerçevesinde gereken itina ve çabuklukla yapmak, hizmetlerin planlı, programlı, etkin ve uyum içinde yürütülmesini sağlamakla sorumludur.

Görevler
MADDE- 9

1-) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Görevleri
a) Müdürlüğü başkanlık makamına karşı temsil eder.
b) Müdürlüğün yönetiminde yetkili ve sorumludur. Müdürlüğün stratejik planı, bütçesi ve çalışma planını hazırlar veya hazırlattırır. Müdürlüğü; stratejik plan, bütçe ve program doğrultusunda sevk ve idare eder.
c) Müdürlüğünün harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin 1. derece sicil ve disiplin amiridir.
ç) Müdürlük ile diğer müdürlükler ve birimler arasında koordinasyonu sağlar.
d) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar, belediyenin imajının istenilen şekilde güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmekten, alanıyla ilgili işleri icra etmekten, halkı bilgilendirici broşür, bülten, belediye web sayfası vb. çalışmaları yürütmekten, vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif vb. konuları en kısa zamanda belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturup, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamaktan, birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmaktan, halk meclisi veya belediye başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmekten, belediyemizce yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamaktan, Bağcılar ve İstanbul açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemekten belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmekten sorumludur.
e) Müdürlüğün; Yazı İşleri, Halkla İlişkiler, Yardımlar, Engelliler Organizasyonlar ve Uluslar Arası İlişkiler Birimlerinin görev ve hizmetlerini eksiksiz yapmalarını sağlamak için gerekli koordinasyon ve görev dağılımı yapmakla görevlidir.
f) Belediye başkanı ve ilgili başkan yardımcısı tarafından kendisine verilen görevleri yasalar çerçevesinde yapmakla görevlidir.
g) Yukarıda sayılanların dışında kanun, tüzük, yönetmelik ve ilgili mevzuatın kendisine verdiği her türlü görevi yapmaya yetkili ve sorumludur.

2-) Yazı İşleri Biriminin Görevleri ( 1 Personel)
a) Gelen-Giden evrak kaydının yapılması, cevabi yazıların yazılması, evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi,
b) Mal ve hizmet satın alınması ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması,
c) Müdürlük bütçesinin müdürle beraber hazırlanması ve stratejik plana uygun yönetimi,
ç) Personel ile ilgili; yıllık izin, disiplin, görevlendirme gibi özlük işlemleriyle ilgili her türlü yazışmaların yapılması ve personel gölge dosyalarının tutulması,
d) Organizasyonlarla ilgili kendilerine tevdi edilen görevlerin yapılması,
e) Mer´i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesi

3-) Halkla İlişkiler Biriminin Görevleri ( 3 Personel)
a) Belediye çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerinin değerlendirilmesini yapmak,
b) Vatandaşlar tarafından belediye başkanlığına gönderilen her türlü ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
c) 09/10/2003 Tarihli ve 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde bilgi ve belgeye erişilmesi işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
ç) Her türlü imkândan yararlanılarak, ilçemizin millî, manevî, tarihî, kültürel, sanatsal ve turistik değerlerinin yurt içi ve yurt dışında tanıtımı, bu amaç ve kapsamla yurt içinde ve yurt dışında seminer, sempozyum, kongre, fuar, sergi, festival, yarışma, gösteriler ve benzeri faaliyetlerin düzenlenmesi veya düzenlenmiş olanlara katılınması, bu yönde faaliyet gösteren yerli veya yabancı, kamu veya özel kurum, kuruluş, topluluk ve kişilerin desteklenmesi, yönlendirilmesi ve bunlar arasında gerekli işbirliğinin sağlanması, bu tür faaliyetlerin ilçemizde yapılmasının özendirilmesi, ödül verilmesi çalışmalarının yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
d) Yukarıda belirtilen faaliyetlerin kolaylaştırılması ve geliştirilmesi amacıyla bu faaliyetleri yürüten, yönlendiren kitle iletişim veya ulaştırma kurumları ile yakın ilişki içinde bulunmak ve kamuoyunu etkileyebilecek konumda bulunan kişi, kurum, kuruluş, topluluk veya bunların temsilcilerinin davet edilmesi ve ağırlanması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
e)       Bağcılar´ı yurt içi ve yurt dışında tanıtmak için gerekli yayın, doküman ve malzemenin hazırlanması, satın alınması ve dağıtılması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak. Kurumun düzenlediği etkinliklerde gerekli hazırlıkları yaparak tanıtım faaliyetlerini düzenlemek,
f) Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek,
g) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın belediye yönetimine karşı olumlu düşünebilmesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,
ğ) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek,
h) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kimlik ve kurumsal kültüre uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek,
ı) Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar vb. ile belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek,
i) Belediye´nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek,
j) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak,
k)Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,
l) Belediye´nin gerek içe gerekse dışa dönük olarak kullanacağı her türlü baskılı malzemelerini kurumsal kimlik (amblem ve logo uygunluğu) esasları açısından incelemek, çalışmaların kurumsal kimlik ve imajını geliştirici olması yönünde öneriler geliştirmek,
m) Vatandaşlardan gelen (Telefon, e-mail, faks, şahsen ya da medya yolu ile başvuruları) ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sahiplerini bilgilendirmek,
n) Sahada araştırma yapmak ve bilgilerin HHA sistemine entegrasyonunu sağlamak, ilgili makamlara araştırma raporu yazmak,
o) Araştırma raporları ile ilgili yazışmaların yapılması, ödeme emrinin düzenlenmesi, şahıslara bilgi verilmesi evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi,
ö) SMS listelerinin hazırlanması, güncellenmesi davet, tebrik ve taziye mesajlarının gönderilmesi,
p)Etiket listelerinin hazırlanması,  güncellenmesi ve etiket çıktılarının alınması, yapıştırılması, dağıtımının takibi ve raporlama yapılması,
r) Programlara katılımcı listelerinin hazırlanması, katılanların tespiti ve raporlanması,
s)Müdürlük e-mailleri ve BİMER´den gelen bilgilerin ilgili birime gönderilmesi, cevaplandırılması ve belgelerinin dosyalanması,
ş)HHA anketine yeni kayıtların yapılması, mevcut bilgilerin güncellenmesi, müracaatlarda HHA kaydının kontrol edilmesi,
t)Organizasyonlarla ilgili kendilerine tevdi edilen görevlerin yapılması,
u)Mer´i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesi.

4-) Yardım Biriminin Görevleri (4 Personel)
a) Yardım malzemelerinin teslim alınması, depolanması muhafaza edilmesi, stoklara işlenmesi ve dağıtımı
b) Yardım Yönetmeliği esas alınarak yardım müracaatlarının kabulü, değerlendirilmesi, dağıtımının yapılması ve yapılan işlemlerin HHA ve KBS´ne uyumlu olacak şekilde kayıtlarının yapılması,
c) Yardımlarla ilgili talep ve yazışmaların yapılması, faaliyet raporlarının hazırlanması, dosyalama işlemlerinin yapılması ve arşivlenmesi,
ç) Hayır Çarşısı ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması,
d) Organizasyonlarla ilgili kendilerine tevdi edilen görevlerin yapılması,
e) Mer´i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesi.

5-) Engelliler Biriminin Görevleri (1 Personel)
a) Engellilere ait bilgilerin HHA sisteminde takibi,
b) Engellilerle ilgili her türlü kabul, yazışma, dosyalama işlemlerinin yapılması ve faaliyet raporu hazırlanması,
c) Engellilere yapılacak yardımların planlanması sisteme işlenmesi ve dağıtımı,
ç) Başvuruda bulunan engellilerin rehabilitasyonu için gerekli çalışma ve yönlendirmenin yapılması,
d) Engellilere yönelik organizasyonların planlanması ve uygulanması,
e) Organizasyonlarla ilgili kendilerine tevdi edilen görevlerin yapılması,

6-) Organizasyon Biriminin Görevleri (1 Personel)
a) Organizasyonlarla ilgili genel planlama ve süreç planlaması yapılması,
b) Yüklenici firmalarla iletişim kurarak organizasyonların hazırlık çalışmalarının yapılması,
c) Müdürlük Bütçe taslağına organizasyon giderlerinin öngörülmesi ve bütçeye konmasının sağlanması,
ç) Komisyonların kurulması, diğer birimler ve müdürlük içi görevlendirmelerin yapılması,
d) Organizasyonların icra planının hazırlanması ve plan doğrultusunda yapılmasının takibi,
e) Organizasyon sonuç raporu ve görev performans ölçüm raporlarının hazırlanması
f) Davetiye, afiş, el broşürü, bilboard, bez afişlerin kurumsal kimlik standartlarına uygun olarak yaptırılması, ilgili yer ve birimlere dağıtımlarının yapılması,
g) Ses düzeni ve anons sistemi kullanımını gerekli kılan faaliyetler için bu sistemlerin hazırlık çalışmalarının yapılması,
ğ) Mer´i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesi.

7-) Uluslar Arası İlişkiler Biriminin Görevleri (1 Personel)
a) Uluslararası ilişkiler görevi kapsamında, yurt dışındaki belediyeler ve mahalli idare birlikleriyle karşılıklı iş birliği çerçevesinde; kardeş kent ilişkileri kurar; ekonomik ve sosyal ilişkileri geliştirmeye yönelik, eğitim, kültür, sanat ve spor gibi alanlarda faaliyet ve projeler gerçekleştirir. Bu faaliyetleri planlamak ve yürütmek amacıyla, gerektiğinde yurt dışı seyahatler gerçekleştirir.
b) AB´ne uyum sürecinde gerekli girişimlerde bulunur ve yeni proje imkânları araştırır. AB hibe fonları ve kredilerle ilgili, kuruluşlarla yasalar ve ilgili mevzuat çerçevesinde her türlü iletişimi kurar, gerektiğinde, yurt içi ve yurt dışında konuyla ilgili faaliyetlere katılır. (seminer, konferans, proje toplantıları vs. gibi)
c) İlgili mevzuat kapsamında, yurt dışında faaliyet gösteren kurum, kuruluş ve STK´ları ile ortak çalışmalar yapar ve projeler geliştirir. Süre giden projelere ortak olur ya da destek verir. Toplantı, seminer ve konferanslar düzenler, yayınlar çıkarır, gerektiğinde yurt dışı seyahatler gerçekleştirir.
ç) Mer´i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesi

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görevlerin Yapılması ve Koordinasyon

Görevin Alınması
MADDE- 10 -

1-) Belediye başkan veya ilgili başkan yardımcısından alınır,
2-) Müdürlüğe çeşitli yollarla gelen belge ve bilgilerin gereklerinden alınır.
3-) Mevcut görevlerin icrası için çıkarılır.

Görevin Planlanması
MADDE- 11 
Müdürlükteki iş ve işlemler stratejik plan ve bütçe esas alınarak müdür tarafından düzenlenen yıllık, aylık, haftalık ve günlük plan dâhilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi
MADDE- 12

1-) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanunu, 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda başkanlık makamı veya gerekli görülen hallerde belediye meclis kararları uygulanır.
2-) Görevli personel; yıllık, mazeret ve sağlık izni kullanacağı dönemlerde hizmetin aksamaması için gerekli tedbiri almak zorundadır. Her personelin bir asil işini bir de yedekleme yapacağı personelin işini bilmesi gerekmektedir. Asil işi yapan ile onun yedek işini yapan personel aynı anda izne ayrılamaz.

Koordinasyon
MADDE- 13

1-) Müdürlük içindeki alt birimler ve personel arasındaki işbirliği ve koordinasyon müdür veya müdürün görevlendirdiği şefler tarafından sağlanır.
2-) Müdürlük ile belediyenin diğer birimleri, kamu kurum ve kuruluşları ve STK´lar arasındaki işbirliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.

Kayıt, Dosyalama ve Arşivleme
MADDE- 14

1-) Müdürlüğe gelen tüm evrak ve bilgilere ilişkin kayıtlar müdürlüğün kullandığı bilgisayar programları aracılığı ile HHA ve KBS´nin amaçlarına uygun şekilde kaydedilir.
2-) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili personel sorumludur.
3-) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
4-) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik
MADDE -15
Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, önce yürürlükte olan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE- 16
İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük
MADDE- 17
Bu Yönetmelik hükümleri; Bağcılar Belediye Meclisi´nin kararı ve İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı´nın onayından sonra yayımı ile yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE -18 
Bu yönetmelik hükümlerini Bağcılar Belediye Başkanı yürütür.

 

 

 


Oluşturulma Tarihi : 04.07.2013