ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

T.C.
İSTANBUL İLİ
BAĞCILAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Özel Kalem Müdürlüğü

GÖREV, YETKİ ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1 -
Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 -
Bu Yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar

Dayanak
MADDE 3 -
Özel Kalem Müdürlüğü, Bağcılar Belediye Meclisinin 05.04.2007 tarih ve 104 sayılı kararı ile yeniden yapılandırıldığından, 5393 sayılı Belediye Kanunun 18. Maddesinin (m) bendi gereği hazırlanmıştır

Tanımlar
MADDE 4 -
Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye: Bağcılar Belediyesi´ni,
b) Büyükşehir: İstanbul Büyükşehir Belediyesini,
c) Encümen: Bağcılar Belediye Encümenini,
d) Meclis: Bağcılar Belediye Meclisini,
e) Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü
İfade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Personel, Teşkilat ve Bağlılık

Personel ve Teşkilat
MADDE 5


(1) Müdürlüğün Personel yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Şef
c) Memurlar
d) Koruma ve şoförler
e) Hizmetli Personel 

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Kalem Bürosu
c) Beyaz Masa
d) Basın Bürosu

(3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği "Büro Sorumlusu" ve "Yönetici Yardımcısı" görevlendirilmesi yapılabilir.

(4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dâhil olmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

Bağlılık
MADDE 6 -
Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanına direk bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün görevleri
MADDE 7

(a) Başkanın günlük programlarını yapmak.
(b) Başkana intikal eden sözlü ya da yazılı talepleri, günlük olarak takip etmek.
(c) Başkanın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlamak.
(ç) Başkanın özel resmi yazışmalarını, müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
(d) Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere sevk edip, Başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetleyerek Başkanın bilgisine sunmak.
(e) Temsil ve ağırlama hizmetlerini yapmak.

Müdürlük yetkisi
MADDE 8 -
Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu
MADDE 9 -
Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 10

(a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Belediye Başkanına karşı sorumludur.
(b) Randevu taleplerini ve davetiyeleri değerlendirerek günlük programları ve toplantıları yapar.
(c) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
(ç) Özel Kalem Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.
(d) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
(e) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
(f) Belediye Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.
(g) Müdürlük personeline yasalarda belirtilen ödül ve ceza verme yetkisine sahiptir.
(ğ) Personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için hizmet içi eğitilmelere katılmalarını sağlar.

Şefin görev yetki ve sorumluluğu
MADDE 11

(a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Müdüre karşı sorumludur.
(b) Kendisine bağlı bulunan Memurların çalışmasına nezaret eder.
(c) Müdürlükçe verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar veya memurlar vasıtasıyla yaptırır.

Memurların görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12

(a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden şefe karşı sorumludur.
(b) Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.

Kalem Bürosu görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 13

(a) Büro sorumlusu, işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.
(b) Büro sorumlusu, bürosundaki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personeli denetler.
(c) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
(ç) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havale eder.
(d) Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerini yürütür.
(e) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları personele tebliğ eder.
(f) Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutar. Yılsonunda döküm hazırlar.
(g) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.
(ğ) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak cevap verir.
(h) Başkanın ve Müdürlüğün yazışmalarını, gelen ve giden evrakların takibini arşivlenmesini, sekreterlik görevini şefe bağlı olarak yapar.

Koruma ve Şoförlerin görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 14 -
Belediye Başkanının şehir içi - şehir dışı ulaşımını ve Belediye içinde ve dışında güvenlik ile ilgili konularda karşılaşılabilecek her türlü tedbiri alır ve uygular.

Hizmetlilerin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 15

(a) Belediye Başkanı, Başkanlık Misafirleri ve Özel Kalem Müdürlüğü misafirlerinin ağırlanmasından ve ikramdan sorumludur.
(b) Başkanlık Makamı ile Özel Kalem Müdürlüğünün her türlü temizliğini yapar veya yaptırır.

Beyaz Masanın görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 16

Belediyeye intikal eden ve Belediye hizmetleri ile ilgili her türlü sorunu ilgili birime iletip neticelendirmek ve sonucu hakkında ilgiliye bilgi vermek.

Basın Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 17

(a) Belediye Başkanının ve Belediyenin her türlü programında resim ve video çekimlerini yapmak veya yaptırmak, arşivlemek ve yapılacak tanıtıcı broşür ve kitaplar için kullanmak.
(b) Yazılı, görsel ve sesli medya ilişkilerini organize etmek.
(c) Belediyenin organize etmiş olduğu tüm programları medyaya duyurmak ve katılımın en üst düzeyde olmasını ve halkın tüm hizmetlerden haberdar olmasını sağlamak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası

Görevin planlanması
MADDE 18 -
Özel Kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi
MADDE 19 -
Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği
MADDE 20

(a) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. 

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 21

(a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
(b) Müdürlüğün Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 22 -
Gelen ve giden evrakların kayıt ve havale işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdür evrakı ilgili personele havale eder. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Arşivleme ve dosyalama
MADDE 23

(a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(c) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim

Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri
MADDE 24

(a) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
(b) Müdür 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.
(c)     Müdür 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
(ç) Özel Kalem Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur

SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Çeşitli hükümler
MADDE 25

(a) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(b) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
MADDE 26 -
Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte olan Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 27 -
İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük
MADDE 28 -
Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 29 -
Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Oluşturulma Tarihi : 04.07.2013