PLAN VE PROJE MÜDÜRLÜĞÜ

T.C.

İSTANBUL İLİ

BAĞCILAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Plan ve Proje Müdürlüğü

GÖREV, YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç- Kapsam ve Dayanak

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 48. ve 49. Maddeleri gereği “Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esasları”na göre düzenleme yapılması amacıyla, 06.05.2010 tarih ve 66 sayılı Belediye Meclis kararı ile yeniden adlandırılan Plan ve Proje Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliğinin, usul ve esaslarını belirlemektir.

Kapsam:

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Bağcılar Belediyesi Plan ve Proje Müdürlüğünün; görev, yetki ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.

Yasal Dayanak

MADDE 3- (1) 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birliklerinin Norm Kadro ilke ve Standartlarına ilişkin Esaslar” hakkındaki kararı gereğince, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. ve 49. Maddelerine istinaden yeniden adlandırılması nedeniyle, 5393 sayılı Kanununun 18. Maddesinin (m) bendi gereğince Müdürlüğün; Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliğinin hazırlanması zorunlu hale gelmiştir.

İKİNCİ BÖLÜM

Tanımlar, Kuruluş ve Yönetim Planı, Müdürlük Görev ve Yetkileri

Tanımlar

MADDE 4-

a) Belediye Başkanlığı: Bağcılar Belediye Başkanlığını,

b) Başkan Yardımcısı:  Müdürlüğün bağlı bulunduğu başkan yardımcısını,

ç) Müdür : Plan ve Proje Müdürlüğünü,

ç) Şef : Plan ve Proje Müdürlüğü Şefliğini,  

d) Raportör : Plan ve Proje Müdürlüğü raportörünü,

e) Kalem ve Arşiv Memuru: Plan ve Proje Müdürlük kalemi ve Arşiv memurluğunu,

Müdürlük Görev ve Yetkileri

MADDE  5-

(1) Plan ve Proje Müdürünün Görevleri:

a) Müdürlüğü bağlı büroların çalışmalarının koordinasyonundan, belediyedeki müdürlükler arası ve diğer resmi kurumlarla olan tüm yazışmalar ile yapılan çalışmalardan, Müdürlükte yapılan tüm işlemlerin tetkikinden sorumludur.

b) Müdürlüğün bağlı bulunduğu Belediye Başkanı ile Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olarak görev yapar.  

c) Müdürlüğün ita amiri olarak, çalışanların her türlü özlük yazışmaları ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununu hükümleri gereğince işlem yapmakta yetkilidir.

ç) İlgili kanun, yönetmelik ve mevzuat çerçevesinde, Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları içerisindeki işlemlerin yürütülmesinde yetkili ve sorumludur.

d) İlgili kanun, yönetmelik ve mevzuat çerçevesinde müdürlüğün görev, yetki ve sorumluluklarını içerisindeki işlemlerin yürütülmesinden yetkili ve sorumludur.

(2) Şefin Görev yetki ve sorumlulukları:

a) Kendisine bağlı bürolar ve diğer bürolarla koordinasyonu sağlar.

b) İşlemleri başlatılan ve ilgili personelden gelen evrakların kontrolünü yaparak, Müdüre tevdi eder.

c) İlgili kanun, yönetmelik ve mevzuat çerçevesinde, Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları içerisindeki işlemlerin yürütülmesinde yetkili ve sorumludur.

(3) Raportörün Görev Yetki ve Sorumlulukları:

a) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili Müdürlü veya şefi tarafından kendisine havale edilen dosyaları, konuları, tevdi edilen görevleri, kamu yararı ve ilgili mevzuatı dikkate alarak araştırır, inceler ve sonuçlandırır.

b) İlgili kanun, yönetmelik ve mevzuat çerçevesinde, Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları içerisindeki işlemlerin yürütülmesinde yetkili ve sorumludur.

(4) Kalem ve Arşiv Memurunun Görev Yetki ve Sorumlulukları:

a) Plan ve Proje Müdürlüğü ile alakalı şahıs, kurum, kuruluş müracaatlarını kayıt altına almak, müdür ve/veya şef havalesine müteakip ilgili personele iletmek, imzaya sunulan evrak ve dosyaların takibini yapmak, işlemi tamamlanan evrak ve dosyaların çıkışlarını yapmak ilgili mercilere ulaştırmak, müdürlükle ilgili nüshaları dosyalarında hıfz ederek arşivlemek,

b) Periyodik aralıklarla dosyaların arşivdeki denetimini yapmak, arşivin düzenli olmasını sağlamak,

c) Mevzuat ve başkanlık onayı gereği, güncelliğini yitirmiş yazışma klasörlerini, geriye dönük 5 yıl muhafaza edilmek üzere gözden geçirerek evrak yığılmasını önlemek,

ç) Haftalık veya aylık faaliyet raporlarını hazırlamak,

d) Personelle ilgili özlük işleri yazışmalarını ve müdürlük makamınca istenilen yazışmaları yapmak,

e) Müdürlükte bulunan demirbaşların takibiyle, fotokopi faks gibi cihazların malzeme, bakım ve tamirini takip etmek, müdürlük için gerekli malzemeleri temin etmek,

f) Yıllık müdürlük bütçesini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,

g) Belediyeye bağlı tüm birim ve Müdürlüklerin ozalit ve planlarının çekimlerini yapmak,

Kuruluş ve Müdürlük Bürolarının Oluşumu, Görev Yetki ve Sorumlulukları:

MADDE 6-

a) Planlama Bürosu,

b) Harita Bürosu,

c) Emlak ve İstimlak Bürosu,

ç) Numarataj Bürosu,

d) Kalem ve Arşiv Bürosu.

(1) Planlama Bürosu Görev ve Sorumlulukları:

   a) 1/1000 Ölçekli Uygulama İmar Plan Tadilatlarının Hazırlanması;

1-) 1/1000 ölçekli uygulama imar planı tadilatı talebi alınması ya da başkanlık emri alınması,

2-) Tadilata ilişkin olarak gerekli kurumlardan kurum görüşlerinin alınması,

3-) 1/1000 ölçekli teklif tadilat paftalarının hazırlanıp, kurum görüşleriyle beraber ilçe Belediye meclisine sunulması,

4-)Tadilat talebinin ilgilisine meclis kararıyla uygun görülüp, görülmediğinin tebliğ edilmesi,

5-) İlçe Belediye meclisince uygun görülen tadilat talebinin Büyükşehir Belediye Başkanlığına onaylanması için gönderilmesi,

6-) Büyükşehir Belediye Meclisince onaylanarak gelen tadilatın basın ilan kurumuna yayınlanmak üzere gönderilmesi,

7-) Yayınlanan planların Belediye panosunda askıya çıkartılması,

8-) Tadilata konu parsel için Belediye İmar Komisyonunca belirlenen tadilat harç tarifesi üzerinden tadilat harcı kesilmesi,

9-) Plan Tadilatının teknik müdürlüklere dağıtımının yapılması,

   b) 1/5000 Ölçekli Nazım İmar Planı Tadilatlarının Hazırlanması;

1-) Başkanlık emriyle tadilat sürecinin başlatılması,

2-) 1/5000 ölçekli nazım imar planı tadilatına ilişkin olarak gerekli kurumlardan kurum görüşlerinin alınması,

3-) 1/5000 ölçekli teklif tadilat paftalarının hazırlanıp, kurum görüşleriyle beraber İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderilmesi,

4-) Büyükşehir Belediyesinde onaylanıp gelen tadilata uygun olarak 1/1000 ölçekli tadilat paftalarının hazırlanması,

5-) 1/1000 ölçekli uygulama imar planı tadilatına ilişkin olarak gerekli kurumlardan kurum görüşlerinin alınması,

6-) Hazırlanan 1/1000 ölçekli tadilat paftaları ve kurum görüşlerinin İlçe belediye Meclisine sunulması,

7-) İlçe Belediye Meclisi tarafından onaylanan 1/1000 ölçekli tadilatın Büyükşehir Belediyesine gönderilmesi,

8-) Büyükşehir Belediye Meclisince onaylanarak gelen tadilatın Basın İlan Kurumuna yayınlanmak üzere gönderilmesi,

9-) Yayınlanan planların Belediye panosunda yasal süresi doğrultusunda askıya çıkartılması,

10-) Plan tadilatının teknik müdürlüklere dağıtımının yapılması,

   c) Yazılı İmar Durumu Verilmesi;           

1-) Dilekçeyle ve kurumlardan gelen yazılı imar durumu talebinin alınması,

2-) Yazılı imar durumunun tanzim edilerek ilgilisine tebliğ edilmesi,

   ç) Hukuki Faaliyetler;   

1-) Keşif yapılması,

2-) Hukuk İşleri Müdürlüğü tarafından talep edilen savunma yazılarının hazırlanması,

   d) Pafta Talepleri;         

1-) Müdürlükten talep edilen halihazır pafta, plan, kent rehberi gibi belgelerin harçlarının yatırılması,

2-) Talep edilen paftaların hazırlanarak, talep edilen ortamda (basılı, dijital) verilmesi,

   e) Zemin ve Temel Etüt Raporları;         

1-) Zemin ve Temel etüt raporlarının kontrolünü ve onay işlemini yapmak,  

2-) İmar planlarına esas jeolojik / jeoteknik etüt raporlarının yapılmasını sağlamak,

   f) E-Postalara Cevap Verilmesi;            

1-) Müdürlük sorumluluğunda yer alan ve elektronik ortamında kurumumuza iletilen taleplere yine e-posta ile cevap verilmesi,

   g) Faaliyet Raporları;               

1-) Müdürlük faaliyetlerinin hazırlanması,

(2) Harita Bürosu Görev Yetki ve Sorumlulukları:

   a) 3194 Sayılı İmar Kanununun 18. Maddesine Göre İmar Uygulaması Yapılması; 

1-) Uygulama sahasının tespiti,

2-) Uygulama Encümen kararının alınması,

3-) Teknik dokümanların tescili için İstanbul Büyükşehir Belediyesi Başkanlığı, Harita Müdürlüğü personelinin görevlendirilmesinin talep edilmesi,

4-) İfraz folyeleri ve şuyulandırma evraklarının hazırlanması,

5-) Tescil encümen kararının alınması,

6-) Askı ilanı,

7-) Askı süresince verilen itirazların encümene sunulması,

8-) Askı sonrası itirazlara cevap yazıları,

9-) İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı, Harita Müdürlüğüne kontrol ve onay için teknik dokümanların gönderilmesi,

10-) Bakırköy Kadastro Müdürlüğüne kontrol için teknik dokümanların gönderilmesi,

11-) Bağcılar Tapu Sicil Müdürlüğüne tescili için teknik dokümanların gönderilmesi,

   b) 2981/3290 sayılı Kanuna Göre Bakırköy Belediyesince Yapılan İfrazlar İle İlgili İtirazların Değerlendirilmesi ve Düzeltme İşlemlerinin Yapılması;   

1-) Düzeltme sahasının kesifinin yapılması,

2-) Düzeltme evraklarının (şuyulandırma cetveli, folye vb.)

3-) Encümen kararının alınması,

4-) Bakırköy Kadastro Müdürlüğüne kontrol işlemleri için gönderilmesi,

5-) Bağcılar Tapu Sicil Müdürlüğüne tescil işlemleri için gönderilmesi,

6-) Tapu Sicil Müdürlüğünce tescilini müteakip yeni tapuların dağıtımı,

   c) İfrazlı Tapuların Dağıtılması;   

1-) Tapu harcının kesilmesi,

2-) İmza karşılığı yeni tapu senedinin elden teslimi,

   ç) İpotek Terkin (Alacak-Borç) İşlemlerinin Yapılması;

1-) İpotek belgesinin hazırlanması,

2-) Alacak/ödeme ile alakalı Ziraat Bankasına yazı yazılması,

3-) Tapu Müdürlüğüne terkin yazısı yazılması,

   d) Kadastral Güncellemelerin Yapılması (Tevhit ve İfrazların İşlenmesi);

1-) İfraz folyesi / röperli krokinin, Bağcılar Tapu Müdürlüğü, Bakırköy Kadastro Müdürlüğünden temini,

   e) Hukuki Faaliyetler, 

1-) Keşif yapılması,

2-) Hukuk İşleri Müdürlüğü tarafından talep edilen savunma yazılarının hazırlanması, 

   f) Yıllık rehber haritalarının güncelleştirilmesi,

   g) İpotek ödemeleri ile alakalı banka ekstrelerinin tablosunun sayısal ortama aktırılması,  

   ğ) Vatandaş dilekçelerinin cevaplandırılması,

h) Tescil dışı alanların ihdas edilerek kamu adına tescil edilmesi,

ı) Müdürlüğümüz bünyesinde ve diğer Müdürlükler bünyesinde kullanılmak kadastro ve tapu bilgilerini temin eder, bununla ilgili olarak Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü ile bu çerçevede protokol düzenlenmesi,

i) Ortofotoların Büyükşehir Belediyesinden temini ve Belediyemiz bünyesinde kullanılmak üzere gerekli koordinat sistemine dönüşümünün sağlanması,

j) Kamuya ait taşınmazların zeminde aplikasyonunun yapılması,   

(3)   Emlak ve İstimlak Bürosu Görev Yetki ve Sorumlulukları:

   a) Kamulaştırma İşlemlerinin Yapılması;

1-) Tapu Sicil Müdürlüğüne yazılan yazılar,

2-) Müdürlük görüş yazıları,

3-) Başkanlık onayları,

4-) Kamulaştırma onayı için encümen kararı,

5-) Kıymet Takdir Komisyonu yazı ve raporları,

6-) Uzlaşma Komisyonu yazı ve raporları,

7-) Kamulaştırma bedelinin ilgilisine ödenmesi için encümen kararları,

8-) Mali Hizmetler Müdürlüğüne bedelin bloke edilmesi için yazılan yazılar,

9-) Mali Hizmetler Müdürlüğüne tahakkuk müzekkeresinin gönderilmesi,

10-) Taşınmazın tescil için Tapu Sicil Müdürlüğüne yazılan yazılar,

11-) Müdürlüklere bilgilendirme yazıları,

   b) Ecrimisil İşlemlerinin Yapılması;

1-) İşgal tutanakları,  

2-) Kıymet Takdir Komisyonu yazı ve raporları,

3-) Ecrimisil ihbarnamesi ve tebligat,

4-) Tahakkuk,

5-) Tahsilat,

   c) İhdas İşlemlerinin Yapılması;

1-) Kıymet Takdir Komisyonu yazı ve raporları,

2-) Encümen kararları,

3-) Tahakkuk,

4-) Ödeme,

5-) Kadastro ve Tapu Sicil Müdürlüklerine yazı,

   ç) Arsa Satış İşlemlerinin Yapılması;

1-) Başkanlık emrinin alınması,

2-) Müdürlüklerden görüş yazıları,

3-) Meclis kararı yazıları,

4-) Satış izni için arsa ofisi genel müdürlüğüne yazılan yazılar,

5-) Kıymet Takdir Komisyonu yazı ve raporları,

6-) Başkanlık onayı yazıları,

7-) İhale ilanı için Basın İlan Kurumuna yazılan yazılar,

8-) Şartnamenin Encümene sunum yazıları,

9-) İhale Komisyonu için alınan kararlar,

10-) İta amiri onay için yazılan yazılar,

11-) Tebligat,

12-) Teminatların alınması ve sözleşmenin imzalanması,

13-) İhale bedelinin tahsil edilmesi,

14-) Tapu Sicil Müdürlüğüne yazılan yazılar,

   d) 4706 Sayılı Kanun gereği Tapu Tahsisli Yerlere Tapu Verilmesi İşlemleri;

1-) Şahıs talep yazıları,  

2-) Encümen için yazılan yazılar,

3-) Tapu Devri için yazılan yazılar,

4-) Taşınmazın kıymet takdir komisyonu yazı ve raporları,

5-) Satış için başkanlık onayı yazıları,

6-) Tahakkuk,

7-) Tahsilat,

8-) Tapu ve Kadastro Müdürlüğü yazıları,

   e) Tahsis İşlemlerinin Yapılması;

1-) Talep yazıları, 

2-) Başkanlık onayı alınması,

3-) Tahsis işlemi için meclis kararı alınması,

4-) Meclis kararına istinaden encümen kararının alınması,

5-) Talep yazılarına istinaden tebligatların yapılması,

   f) Hukuki Faaliyetler;

1-) Hukuk İşleri Müdürlüğü tarafından talep edilen savunma yazılarının hazırlanması,

(4)   Numarataj Bürosunun Görev Yetki ve Sorumlulukları:

   a) Mimari Proje Adres Onayı İşlemlerinin Yapılması;

1-) Yapı Kontrol Müdürlüğüne yazılan yazılar,

2-) Mimari projenin parsel bilgileri ve Uluslararası Veri Tabanına ve Numarataj paftasında tespit edilmesi,

3-) Mimari projedeki bağımsız bölüm listesi numaraları ve kat planlarındaki bağımsız bölüm numaraları, adres ile eşitlemeler,  

4-) Mimari projedeki bağımsız bölümler inşaat olarak Uluslararası Veri Tabanına işlenir.

5-) İnşaat ruhsatının alınması ile ilgili yazılar,

6-) İnşaatı biten binanın bağımsız bölümleri ve ana kapı numaralarının montajlanması,

   b) Eski Yapı İçin Yıkım Ruhsatı Adres Tespiti İşlemlerinin Yapılması;

1-) İmar durum belgesi ve kayıtlı dilekçe formunun istenmesi,  

2-) Parseldeki eski yapının Numarataj haritası ve İstanbul Şehir Rehberi üzerinden tespit edilmesi,

3-) Ü.A.V.T. Kayıtlarında bulunan boş veya içinde nüfus görülen yapı için adres tespiti yazıları,

4-) Adres tespit yazısı ilgili müdürlüklere havale edilmesi,  

   c) Yeni Oluşan Yol İsimlendirilmesi İşlemlerinin Yapılması;

1-) İsmi olmayan veya değişen imar yolunun yönetmeliğe uygun başkanlık isim teklif yazıları,

2-) Sokak isim teklif yazılarının İstanbul Büyükşehir Belediyesi Harita Müdürlüğüne gönderilmesi,

3-) İstanbul Büyükşehir Belediyesi meclisince alınan kararın Müdürlüğümüze bildirilmesi,

4-) İstanbul Büyükşehir Belediye Meclisince alınan karar ile oluşan imar yolu isminin levhalandırılması ve Uluslararası Veri Tabanına işlenmesi,

5-) Müdürlüklere bilgilendirme yazılarının yazılması,

(5)   Kalem ve Arşiv Bürosunun Görev Yetki ve Sorumlulukları:

   a) Evrak Girişi İşlemlerinin Yapılması,

1-) Müdürlüğümüze gelen evrakların arşiv dosyalarının çıkarılması,

2-) Gelen evrakların beyaz yazılıma girişi yapılarak havaleye götürülmesi,

3-) Havaleden sonra dosyaların ilgilisine zimmetle dağıtımının yapılması,

   b) Evrak Çıkışı İşlemlerinin Yapılması; 

1-) Raportörlerin yazdıkları yazıların müdürlük imzalarını tamamladıktan sonra başkan yardımcısı ve başkana çıkarılması,

2-) İmzaları tamamlanan yazıların Beyaz yazılımından çıkışının yapılması,

3-) Çıkışları tamamlanan yazıların ilgili birimlere zimmetle dağıtımının yapılması,

4-) Çıkışı yapılan vatandaş dilekçesi cevaplarının posta ile gönderilmesi,  

5-) Çıkışı yapılan elden takipli evrakların ilgilisine elden verilmesi,

   c) Personel Özlük İşlemlerinin Yapılması;

1-) Personelin yıllık izne ayrılış ve başlama yazılarının yazılması,

2-) Personelin görevlendirilme yazılarının tebliği,

3-) Personelin doğum iznine ayrılış ve başlayış yazılarının yazılması,

4-)Personelin rapor yazılarının yazılması,

5-) Üniversite ve lise öğrencilerinin staja başlama işlemleri ve puantajlarının hazırlanması,

   ç) Beyaz Başvuru Sistemi;

1-) Gelen başvuru ve şikayetlerin havaleye götürülmesi,  

2-) Havale işleminden sonra ilgilisine verilmesi,

3-) Yazılan cevapların beyaz başvuru sistemi ile gönderilmesi,

4-) İşlemi tamamlanan başvuruların arşivinin oluşturulması,

   d) Arşiv İşlemlerinin Yapılması;

1-) Planlama bürosu arşivinin düzenlenmesi,

2-)  Emlak ve İstimlak Bürosu arşivinin düzenlenmesi,

3-) Müdürlüğümüz yazışma dosyalarının arşiv düzenlemesi,

4-) Harita Bürosu arşivinin düzenlenmesi,

5-) Personel dosyalarının arşiv düzenlenmesi,

6-) İşlemi biten dosyaların sırasına göre arşive yerleştirilmesi,

7-) Saklama süreli dosya planı işlemi,

8-) Standart Dosya Planına göre kodlama işlemlerinin yapılması,

9-) Standart Dosya Planına göre dosya sırtlıklarının düzenlenmesi,

   e) Demirbaş Malzeme Alımları iş ve işlemlerinin Yapılması;

1-) Demirbaş listesinin hazırlanması,

2-) Yıllık demirbaş sayımının yapılması,

3-) Malzeme talep işlemlerinin yapılması,

4-) Malzemelerin kayıttan düşülmesi işlemlerinin yapılması,

   f) Diğer İş ve İşlemlerin Yapılması;

1-) Müdürlüğümüz işlerinde kullanılmak üzere avans çekimi,

2-) Müdürlüğümüz işlerinde kullanılan avansın kapatılması,

3-) İlanı yapılacak işlerin Basın İlan Kurumu Müdürlüğüne gönderilmesi,

4-) Haftalık faaliyetinin hazırlanması,

5-) Yıllık faaliyetin hazırlanması,

6-) Müdürlüğümüzden talep edilen halihazır pafta, plan gibi belgelerin, beyaz yazılım programından tahakkukunun yapılması,

   g) İhale İş ve İşlemlerinin Yapılması;

1-) Planlama bürosu kapsamında ihtiyaç duyulan mal/hizmet alımlarının tespit edilmesi ve ihaleye çıkılmak üzere onay alınması,

2-) İhtiyaç duyulan mal/hizmet alımına dair fiyat araştırması yapılması,

3-) İhale usulünün tespit edilerek ihale çıkılması, gerekli evrak ve belgelerin hazırlanması, sürecin takip edilmesi,

4-) İhaleye kazanan yüklenici adayı ile sözleşme imzalanması,

5-) Sözleşmeye istinaden hak ediş düzenlenmesi, keşif artışı ve süre uzatımı verilmesi sözleşmenin feshedilmesi işlemlerinin yapılması,

6-) İş deniyim belgesi verilmesi,

   ğ) E-postaları Cevap Verilmesi;

1-) Müdürlük sorumluluğunda yer alan ve elektronik ortamında kurumumuza iletilen taleplere yine e-posta ile cevap verilmesi,

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük

MADDE 7- (1) Bu yönetmelik hükümleri; Bağcılar Belediye Meclisince karara bağlandıktan sonra İlçe mülki amirinin onayından sonra yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 8- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini, Bağcılar Belediye Başkanlığı adına Plan ve Proje Müdürlüğü yürütür.

Oluşturulma Tarihi : 04.07.2013